二个大公司公司CIO怎么样玩转钉钉生态?

在对先前使用的即时沟通软件的效率忍无可忍后,双枪竹木科技有限责任公司总经理柯茂奎让下属去寻找新的软件。一番“海淘”后,该公司最终成了钉钉的种子用户。“选钉钉一方面因为是阿里开发的,相信后面会有很多升级。另外是因为永久免费。浙江企业的老板其实对节约成本、提升效率非常看重,这款软件能帮到我们。”他告诉记者。  传统制造企业的沟通效率之困  柯茂奎所管理的双枪竹木成立于1995年,是一家以生产筷子、砧板等厨房竹木用品为主加工制造企业。该公司的主要销售渠道是商超大卖场,市场份额超过50%,年销售额将近10亿元。在全国拥有浙江杭州、浙江庆元、浙江龙泉三个大型加工中心,55个办事处。员工规模达到1000人,其中将近七成是一线机械岗位操作人员。  作为一家“重资产”的传统实业企业,随着公司近年来加速的扩张节奏,提升运营效率成了管理者不得不思考的问题。双枪竹木从2002年起就开始推行无纸化办公。然而在解决效率问题上,通过RTX这类企业级服务软件传送审批等文件的效果并不尽如人意,这种状况到了移动端时代更为凸显。柯茂奎指出:“只有到了宾馆才能打开电脑看传来的文件。况且现在大家都爱用手机,但那些软件移动端功能非常少,很多东西未必能及时传递,不方便用。”  为了解决上述问题,很长一段时间里,双枪竹木的员工同时使用面向个人用户的社交APP和企业软件两类工具。但这也带来了新的问题:运用个人社交APP讨论工作,难免“公私不分”。很多人习惯对群组设置免打扰状态,有时也因此会漏看重要的工作提醒信息。  管理者的工作量变小了  钉钉这个基于移动端、企业内部沟通的产品,就在这样的背景下应运而生。双枪竹木也是较早的钉钉用户。  其实在最初使用阶段,柯茂奎的团队曾一度对钉钉抱着怀疑态度,此后发生的一件事给他们留下了深刻的印象。“当时有一个界面的字体不能调,我们跟钉钉客服反映后,下一个版本这个功能就加上了。这让我们觉得作为使用者,参与感和体验感非常好。”  在钉钉的使用场景中,一方面,商务人士可以随时随地、在出差途中办公,极大地提升了效率。另一方面,纯粹的工作社交圈,更利于形成闭环交往,完成自上而下的命令传达、自下而上的反馈,以及任务的协同,从而真正提升企业运营效率。  如今双枪竹木最常用的的几个钉钉功能,是讨论组、任务下达、钉一下和日志功能。据柯茂奎介绍,双枪竹木全国各地的销售人员,经常使用多人电话会议进行讨论和任务传达,而重要信息的提醒,则可通过显示已读未读以及“钉一下”,来确保信息切实地传到到每个需要提醒的人。  除了企业一般员工日常的应用,在高管的使用层面上,柯茂奎对日志功能印象深刻。“财务、企管、生产、后勤、销售每个部门负责人写好每天工作总结后都会通过钉钉发给我,我这边就能及时掌握下面的情况,不用再每天去问他们了。此外,我都会及时评论回复,原来都写在Word文档里发来发去,不太方便,钉钉的日志功能可以直接在下面回复。”  成本考量下的选择和推荐  对于企业来说,使用钉钉可以通过提升管理效率节约运营成本,除此以外,更为直观的是由此减少的软件研发成本,这点对中小型企业的帮助格外显著。尽管企业服务软件一直是刚需,但由于此前市场上的产品难以很好地解决效率、成本和便捷性的痛点,有些企业选择自主开发软件,然而这笔开支往往并非小数目。双枪竹木此前也做过此类尝试,除了需要自购服务器和系统开发费用外,仅开发员工的薪酬每年就需要支出30万~40万元人民币,而体验却未必尽如人意。“那个纯粹是花钱的东西,节约的还抵不上成本。”柯茂奎表示。  上文提及,钉钉团队对用户使用中反馈的问题反映非常及时。这让柯茂奎感到意外,此前使用其他企业软件时,公司只能同对方的销售人员沟通,且作为使用者所反馈出的痛点从来得不到回应。而在与钉钉的讨论群中,可直接同对方的产品经理、流程、设计人员沟通,提出一个问题很快就有负责任的回复。“钉钉重视每一个用户的需求,不像有的软件企业自己闷头做技术,结果开发的跟消费者要的东西完全不一样。”  双枪竹木今年4月份首先在杭州分公司推行钉钉后,目前双枪竹木内部钉钉使用人数已经达到600人,马上将进一步铺至另外两家公司,达到1000人的全员使用规模。  “钉钉的团队有阿里的活力,更像个创业团队。”出于对钉钉的认可,柯茂奎此后又向十几家企业推荐了钉钉。“现在是社会和经济洗牌期,更考验一家企业的综合能力,其中一个点就是企业效率。而在我们提高企业效率的过程中,钉钉扮演了一个很重要的角色,是值得鼓励和推广的产品。”柯茂奎说。

“钉钉是为中国企业特别量身打造的,因此将很难被其它国家的企业所采用。”

“你用钉钉吗?”海亮集团CIO丘立涛与记者约谈时的第一句话,是提议用钉钉免费电话功能进行采访,他说这项功能第一个月就为公司省下了10万元的开支,很多部门都因此得以减少电话补贴,“老板特别高兴。”  在钉钉客户群中,海亮集团是典型的大型企业寻求通过企业沟通管理系统的突破,提升效率的案例。  实时用户对接的体验  海亮集团成立于1989年,旗下涵盖金属加工、地产建设、农业食品、基础教育、金融等多元化业务板块,拥有浙江海亮股份有限公司在内等五家上市公司,企业员工人数过万。2014年该公司总体收入超过1300亿元。  对这类跨界的集团公司而言,最大的管理痛点就在于,很难用一个信息化系统,把七八个跨度甚远的行业的系统集中起来,各个行业的使用点往往不尽相同。此外,传统的信息化管理大多通过邮件和OA渠道,而很多信息化覆盖不到的基层员工往往被忽略在信息沟通之外,仅有20%的员工真正通过企业管理系统分享信息。这些问题让丘立涛决定2015年在集团内部推动移动互联的战略方针。  为了找到一款合意的软件,他曾同时测试包括钉钉在内的三款产品。其中一家企业当时已同海亮集团签订了上百万的合同,但在测试过程中难以符合企业需求,合作只好终止。  另一家大型厂商并不参与小组建设,而是将产品外包给代理商去做,但该平台上代理商规模普遍不大,对问题反馈缓慢。而钉钉的开发模式是实时跟用户对接。“他们没有(预设的)开发战略,用户提的要求就是下周的开发任务,都是围绕用户体验去开发。”丘立涛表示。  传统的软件开发方式是按照业务板块的划分逐个开发,耗时至少两至三年,基于钉钉开发的系统,海亮集团在半年内完成了信息化部署,且由于系统都放在同为阿里系的阿里云上,后续版本升级都不需企业出力,维护成本几乎为零。  玩转钉钉发现“金矿”  半年间,海亮集团信息部还在钉钉平台的基础上,开发出几十款适合企业的微应用。如党团建设、企业内部二手市场、会务管理、业务报表等,极大地丰富了公司管理体系的构建。而在公司运营层面,员工的沟通效率也显著提升。以往通过邮件交流的方式,一个想法从发出、讨论到完成,至少需要24小时,如今通过钉钉每日开会,讨论和决策的时间缩短至2小时内。  值得关注的是,很多大型企业在推动自身OA的使用中都有一点共性的感触:最大的挑战不在于产品系统的开发,而在于后续推广,很多管理系统推行到最后经常不了了之。“我们做信息化推广的时候,如果没有站在业务部门的角度给一些小好处,他们对应用是不敏感的。钉钉有免费电话,每月送1000分钟通话时间,而且我们老板也亲自用,同时辅助以惩罚措施,就很容易推广了。”  钉钉的实质是一个技术生态平台,使用该产品的企业在平台上大有可为,未必仅局限于购买者,而为了“玩好”钉钉,丘立涛的团队颇费了一番脑筋,也由此挖掘出其中隐藏的金矿。  随着钉钉在浙江省的推广逐渐铺开,海亮集团联合钉钉上的快消品企业发起了员工福利平台。该平台主要用于销售每家企业的临期产品(快到保质期的产品),售价通常在原价的一至两折,联盟内部企业的员工可以互相购买对方的产品。而入驻钉钉账号就相当于天然的身份认证。而通过促销品,也可以带动公司常规产品的销售。相当于在线下门店和网店之外,又增加了一个销售渠道。“本来没有刻意去做,但却有了意想不到的效果。我们可以在钉钉平台上做贸易,这相当于IT信息部门也为企业带来了营销的方式。”丘立涛告诉记者。  而除了间接帮助增加营收途径,丘立涛发现基于钉钉的生态,公司的信息技术团队还有直接实现资源变现的可能性。据了解,对外开放接口后,钉钉正尝试着把合作企业的IT开发能力引入平台推广销售。对海亮集团这类具备庞大信息团队的企业而言,这是在主营业务外,将公司人力资源和IT技术变现的新途径。目前已经有数家企业正在与海亮集团洽谈,希望该公司开放自身基于钉钉开发的应用产品。  海亮集团的实践说明,在企业级市场上,基于钉钉生态的想象空间非常大。

至少在使用钉钉前,很多用户都认为,钉钉是一款老板用来管理员工的工具。  “钉钉的精华在于管理既可以自上而下,也可以自下而上,达到顺畅才是管理的最高境界。”杭州康帕斯科技有限公司总经理史楠说。  钉钉的用户都知道,钉钉整合打包了企业内部沟通的各种功能,让使用者能够“傻瓜式”上手,可以有效提升企业工作效率。另外,整合姿态出现的钉钉也能降低企业管理费用。然而,员工似乎不太爽了,钉的功能让员工无处遁形,再也不能对老板发出的信息置若罔闻了。  但在史楠看来,现在公司的员工更喜欢用钉功能来“钉老板”,可以第一时间把自己的想法、需要告诉公司决策者,老板也必须第一时间做出回馈。  当员工发现自己的工作效率提高时,钉钉已经成为他们手机中打开最多的一个软件。  安全不尴尬  让史楠接受钉钉的原因很简单:钉钉是一款很简单,但所有功能都非常实用,排兵布阵人性化,使用起来无死角的应用。  史楠的公司主要从事IT硬件设备和互联网领域的解决方案,在近十年的发展下逐渐成长为一家拥有两家分公司,员工人数近200人的中小企业,企业中一半以上为销售人员。  公司规模越来越大,史楠决定给公司选购一款ERP(企业资源管理系统),但谈过的几家ERP开发公司,要么系统使用太过复杂,要么系统功能太过繁冗,且报价都在二三十万元,并不适合自己这类中小企业。  史楠的困惑有两点:一、没有适合于中小企业使用的ERP。二、由于公司销售人员很多,沟通软件非常重要,但现在市场上沟通软件太多,很容易把工作和生活混淆在一起。  在钉钉出现之前,QQ群、微信群是企业内部沟通使用频繁的通讯平台。但QQ群、微信群的管理对企业而言却是一个老大难的问题。在这些群里员工可以使用化名,缺乏实名认证,微信群更是任何人都可以邀请其他人加入,各类大群小群林立,管理十分困难,这些也使得离职人员的清退,对企业管理人员而言更是难上加难。“因为非实名认证,在QQ群里一些没有及时清退掉的离职人员,在群里发广告,甚至发有木马病毒的链接,真的很可怕。”史楠表示。  对于史楠来说,销售人员掌握公司大量的销售数据等公司机密,加之销售人员离职率比较高,对安全性诉求最高。  使用钉钉便解决了这一难题——非企业内部的人员都加入不了。一旦有员工离职,企业管理人员只要在后台注销掉这名员工,他将即刻退出公司所有的钉钉群组,与群绑定在一起的邮箱也会即时封闭。  事实上,以上动作如果发生在其他即时通讯软件中将是一项较为复杂的动作,有些高管甚至每天20%的时间都在清退通讯软件中不相关的人和消息。  除此,由于钉钉是一款办公系统软件,其中的关系组成的关键词是商务工作,一旦结束合作或者雇佣关系,被移出群是一件非常正常的事,而在以朋友社交应用场景中,将是一件较为尴尬的事。  消灭猜疑揣测的办公室“杀手”  老板在使用钉钉找员工时,往往不会有心理障碍,只要“钉”到员工,通常就会立刻回复。史楠也做过统计,使用钉消息通知一件事情,只用20分钟就能让200人全体周知。  但在公司里面,员工对老板多少有些敬畏心理,找老板对员工来说就是一件痛苦的事。员工通过QQ、微信、短信等留言给老板,但是却不知道老板收没收到,看没看;如果看到了没回复是不是不高兴,于是只能如坐针毡地等待。  而钉钉的出现却成了员工的福音。“消息已读”功能不仅方便了老板及时了解公司政策、信息是否顺利下达每一名员工,同时员工也能了解到自己发给上级、老板的信息是否及时收到并阅读。钉消息的升级提醒也成了帮助员工与老板沟通的小帮手。当员工有一则紧急且重要的消息发给老板后,如果老板没有及时看到,就可以升级为钉消息,给收信人短信提醒,如果短信提醒也不成功,就可以升级为电话提醒。  钉消息不仅使员工可以自己选择轻重缓急向老板汇报消息,同时老板也可以根据事情的轻重缓急来知晓相关事情。钉钉帮助员工解决了办公室管理中最难的沟通问题,节约时间并提高工作效率。据了解,一周内,康帕斯所有员工自觉地自下而上全体使用上钉钉。  在史楠看来,钉钉不仅比传统ERP智能很多,而且从全球范围来看,钉钉到目前为止都是一款最强大的移动互联网办公系统。  史楠表示,在康帕斯使用钉钉的考勤、钉邮、审批、钉消息和电话会议都非常频繁。与传统的软件相比,钉钉不仅集合了办公使用的各种软件,而且使用起来更为便捷、安全。  以电话会议系统为例,原来的电话系统都非常复杂,不仅需要收费,还要提前预约时间,并拨一长串的数字和密码。而钉钉的即时免费电话会议模式,会议发起人只需要在企业通讯录内勾选需要参加会议的人员,点击“一键发起”按钮,所有参会人员同时都会接到来自会议发起人的电话。钉钉电话会议还有另外一种定时电话会议模式,在选定好电话会议时间、参会人员和会议内容后,到了预定时间钉钉会向会议发起人及参会人员同时发起电话提醒。值得注意的是,如果会议发起人是老板,这时,你的电话来电显示提醒就是老板。

“假想你某天早上走进一家星巴克,但被告知不能买咖啡,因为员工还没到岗上班,对此你能接受吗?甚至是欧洲人也不能接受这样的懒惰。”

钉钉的一位发言人在回应上述调查时说,钉钉为工作场所提供了一个有效的通讯工具,在亚洲、欧洲和美国有许多对使用该工具很满意的客户,这指的是钉钉的成功及客户满意度。

“我的圈子里有个说法,你公司安装钉钉的那一天,你就该辞职了。”在奢侈品零售业工作的Robert说道,他抱怨钉钉已经使他的时间碎片化。

无招表示,推动钉钉成长的力量在于,其努力解决中国企业在组织管理方面的忧虑,并免费提供平台,让企业获得与阿里巴巴类似的效率。

对使用钉钉的30名员工进行的一项非正式调查显示,约有一半人对该应用感觉负面,而其他人则表示感觉还行–通常是因为他们的公司没有采用签到等功能。

“每个级别的管理层都觉得他们的要求是最重要的,应当优先处理。”他表示,“更糟的是,他们甚至在放假期间也用钉钉找你,你还不能假装没有看到信息。”

(新增来自钉钉的更多置评)

“我真是受够了,”他说他总是被上司钉个不停。

阿里巴巴并未在集团财报中具体列出钉钉的营收。

但钉钉也被盛赞为提升生产力的工具。